Налог с доходов физических лиц при расчетах с физическими лицами-предпринимателями через подотчетных лиц

             В наших реалиях проведение расчетов с участием подотчетных лиц бухгалтерами большинства предприятий осуществляется как обычное и практически ежедневное действие. В большинстве случаев, такой расчет проводится в связи с оплатой хозяйственных повседневных расходов и расходов на командировочные нужды. Исходя из этого, у бухгалтеров возникают некоторые вопросы, в частности при осуществлении подотчетными лицами расчетов с физическими лицами — предпринимателями (далее — ФЛП).

Один из вопросов: необходимо ли подотчетному лицу иметь от ФЛП документы, свидетельствующие об их предпринимательском статусе, а в случае необходимости, какие конкретно?

Следующий вопрос: в случае необходимости удержания НДФЛ с ФЛП, на какой из стадий это случится? После того, как будет составлен отчет об истраченных средствах или во время осуществления расчета между подотчетным лицом и ФЛП?

   И последний вопрос: нужно ли уплаченные подотчетным лицом доходы ФЛП предприятию отображать в отчете по ф. № 1ДФ?

Теперь изучим и разберем вышеприведенные вопросы.

В соответствии с п. 177.8 НКУ, субъектом хозяйствования и / или самозанятым лицом, начисляющим (выплачивающим) доход от осуществления предпринимательской деятельности физическому лицу — предпринимателю не удерживается налог на доходы у источника выплаты. Это происходит в случае, если физическое лицо — предприниматель, получающий данный доход, предоставит ​​копию документа, которая подтверждает его государственную регистрацию как субъекта предпринимательской деятельности согласно действующему законодательству. Это условие не работает при начислении (выплате) доходов по итогам выполнения определенных работ и / или предоставления услуг на основании гражданско-правового договора, поскольку де-факто это трудовые отношения, а стороны по договору являются работником и работодателем согласно пп. 14.1.195 и 14.1.222 НКУ. То есть, единственное условие для того, чтобы не удержать НДФЛ из суммы дохода, выплачиваемого ФЛП, это наличие копии документа о его государственной регистрации. Но с учетом того, что определенная работа и / или предоставляемая услуга не выполняется по договору, на основании которого законодательство приравняет эту деятельность к трудовым отношениям.

Тем временем, в соответствии с п. 177.6 НКУ, в случае получения ФЛП доходов от осуществления предпринимательской деятельности, не в рамках избранных им видов этой деятельности, полученный доход будет облагаться налогом по общим правилам, которые устанавливает НКУ для налогоплательщиков — физических лиц.

То есть этим пунктом НКУ предусматривает дополнительное требование о необходимости осуществлять контроль над видами деятельности при расчетах с ФЛП. Так, если деятельность ФЛП, не соответствует выбранным им видам предпринимательской деятельности, то доходы, которые получит ФЛП от осуществления такой деятельности, облагаются по общим правилам — НДФЛ удерживается и уплачивается налоговым агентом.

Существуют определенные нюансы, связанные с некоторыми плательщиками единого налога. В соответствии с пп.2 п.293.4 НКУ, ставкой единого налога в 15 процентов облагается доход налогоплательщиков первой или второй группы, полученный в результате деятельности, не обозначенной в свидетельстве плательщиков единого налога. Таким образом, эти лица обязаны уплачивать налог на доход от деятельности, которая не регламентирована их свидетельством налогоплательщика, по повышенной ставке. Отсюда следует, что контроль за видами их деятельности остается формальностью. Тем не менее,  для подтверждения того, что лицо – плательщик единого налога, нужен правовой документ, т.е. свидетельство налогоплательщика.

Однако касательно остальных ФЛП, Кодексом не предусмотрено, как необходимо осуществлять проверку видов деятельности, выбранных ими. Так же нет указаний на счет документов, которыми это необходимо подтвердить.

Как отмечает ГНСУ (консультация из Единой базы налоговых знаний), подтверждающими документами о регистрации СПД как субъекта предпринимательской деятельности, позволяющими получить сведения о видах деятельности, есть выписка или извлечение из Единого государственного реестра юридических и физических лиц-предпринимателей. Порядок предоставления сведений из Единого государственного реестра юридических и физических лиц-предпринимателей от 14.12.2012 г. устанавливает правила получения вышеуказанных документов.

И тут мы становимся перед вопросом: датируется ли выписка из Единого государственного реестра по состоянию на день осуществления расчетов с ФЛП? Может ли она быть получена ранее?

Закон Украины «О государственной регистрации юридических лиц и физических лиц — предпринимателей» от 15.05.2003 г. № 755-IV (далее — Закон) предусматривает сроки действия для таких документов. Информация, требующая внесения в Единый государственный реестр и внесенная в него, является достоверной. До тех пор пока в Реестр не будут внесены надлежащие изменения, эти сведения можно использовать в спорах с третьими лицами (ч.1 ст.18 Закона). Таким образом, выписка или извлечение из ЕГР актуальны до внесения в него последующих изменений.

В связи с этим, возникает следующий вопрос: возможно ли получение сведений о внесении изменений в Реестр? Ведь если вышеуказанные документы окажутся с устаревшей информацией, то это повлечет за собой неправомерную выплату денежных средств ФЛП без удержания НДФЛ.

Проверить актуальность данных, содержащихся в этих документах можно на официальном сайте ГП «Информационно-ресурсный центр». Воспользовавшись доступом к информации этого ресурса, можно уточнить сведения про номер и дату последней выписки.

Так как Законом предусмотрено предоставление выписки после каждого изменения, внесенного в Реестр, мы можем выяснить дату последних изменений, касающихся ФЛП. В случае, если последняя выписка датирована более поздней датой, чем дата выписки полученной предприятием, будет уместным получить у ФЛП документ в последней редакции.

Если надлежащие документы от ФЛП отсутствуют или же операции с ФЛП не соответствуют предусмотренным в них видам деятельности, предприятие, которое выплачивает доход такому ФЛП, осуществляет удержание и уплату НДФЛ из суммы выплаченного дохода.

 Порядок удержания налога

              Как будет проводиться удержание налога в том случае, когда расчет с ФЛП происходит через подотчетное лицо?

По мнению экспертов, в такой ситуации нужно действовать аналогично порядку закупки сельскохозяйственной продукции у физических лиц. При таких обстоятельствах подотчетные лица удерживают НДФЛ и осуществляют оформление ведомости или акта закупки самостоятельно. В этих документах они указывают сумму дохода, начисленного физическому лицу, сумму удержанного налога и сумму выплаченного дохода. ФЛП отвечает за наличие собственного расчетного документа, таким образом, оформление акта или ведомости при осуществлении отношений с ФЛП не обязательно. Однако, подотчетное лицо обязано удерживать НДФЛ. Являясь представителем предприятия, оно должно обеспечивать удержание налога для предупреждения правонарушений в сфере налогообложения.

Необходимо отметить, что нормами пп. 168.1.4 НКУ предусматривается, что в случае предоставления налогооблагаемого дохода не в денежной форме или выплате наличными из кассы налогового агента, то уплата налога в бюджет должно произойти в течении следующего за таким начислением банковского дня.

Исходя из выше написанного, для того, чтобы обеспечить своевременную уплату НДФЛ, подотчетное лицо должно уведомить предприятие об удержании налога в тот же день. Особенно уместно это будет в том случае, если в этот день у подотчетного лица нет возможности предоставить отчет по своим расходам.

Представление отчета по ф. № 1ДФ
Согласно п.176.2 НКУ, лица со статусом налоговых агентов должны сдавать налоговый расчет сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков, и сумм удержанного с них налога (форма № 1ДФ) в орган налоговой службы по месту своего расположения. Такие расчеты сдаются исключительно в результате начисления плательщику налога обозначенных доходов налоговым агентом в течение периода отчетности.

Единая база налоговых знаний (далее — ЕБНЗ) располагает интересной консультацией про необходимость отображения расхода, понесенного за оказанную ФЛП услугу командированному работнику, в которой ГНСУ подчеркивает следующее. Так как предприятием компенсируются только командировочные расходы сотрудника, оно не приобретает статуса налогового агента для ФЛП, предоставившего услуги работнику в командировке. Отсюда следует, что в данной ситуации у предприятия не возникает обязательств по сдаче налогового расчета по ф. № 1ДФ. Однако ранее в материалах ЕБНЗ налоговики выражали иное мнение, что подобные операции необходимо отражать в расчете по ф. № 1ДФ с соответствующим признаком дохода.

На наш взгляд, первая позиция некорректна в свете действующего законодательства. Налоговым агентом выступает предприятие, поскольку расходы осуществляются за счет его средств, пусть даже реализуются через подотчетное лицо. В связи с этим именно предприятие должно выполнять свои обязанности.

Если же подотчетное лицо не получило аванс и осуществляет расходы за собственные средства, а позднее предприятие компенсирует понесенные им расходы, тогда речь не идет о выплатах ФЛП средств за счет предприятия. В такой ситуации предприятием должна рассматриваться только необходимость удерживать (не удерживать) налог со своего сотрудника. И в соответствии с этим отобразить (не отобразить) его доход в ф. № 1ДФ.